1) ¿Qué es el Portal de Proveedores?
Es una moderna plataforma electrónica a través de la cual nuestros proveedores podrán en forma segura, obtener información actualizada, solicitar mantención de datos generales y respaldos.

2) ¿Cuáles son las principales ventajas del uso de este Portal?

Interactuar de manera segura y controlada
Obtener información en línea a través de autoconsulta
Disminuir tiempos de respuestas
Carga y descarga de documentos asociados a la prestación de servicios

3) ¿Quiénes son los usuarios del portal?

Todos aquellos proveedores nacionales que se encuentren previamente registrados en nuestra base de datos.

4) ¿Qué servicio entrega el portal de proveedores?

Los servicios son :
Obtención segura de clave de acceso
Recuperación de clave de acceso
Manual de uso y procedimientos para proveedores
Carga de prefacturas (solo para proveedores de agenciamiento portuario)
Visualización y descarga de órdenes de compras
Visualización del estado de facturas
Información histórica de pagos
Solicitud de modificación de datos generales de los proveedores
Adjuntar respaldos a facturas
Contact center disponible para atender consultas que no se puedan resolver a través del portal.
Noticias e informativos

5) ¿Dónde puede consultar mayores detalles del uso del portal?
Debe ingresar a www.ultramar.cl, ir a sección proveedores, opción "generales" y hacer el click en manual de uso.

6) ¿Qué necesita para usar el portal?

Estar previamente registrado como proveedor e ingresar a www.Ultramar.cl, desde cualquier PC o dispositivo móvil.

7) ¿Cómo obtiene su clave de acceso al Portal?

Se debe estar previamente registrado como proveedor, luego ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), sección proveedores y tomar la opción "solicita tu clave aquí", se desplegará una pantalla en donde se debe completar información general de la empresa y de quien solicita la clave de acceso.

8) ¿Qué hacer en caso de olvidar su clave de acceso al portal?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), sección proveedores y tomar la opción "recupera tu clave aquí", recibirás un correo con tu clave dentro de las próximas 24 horas hábiles.

9) ¿Qué es la factura proforma?

Es un documento a través del cual un proveedor que presta servicios al área de negocios agenciamiento portuario,informa respecto a una determinada prestación de servicios, detallando: el tipo de servicio prestado, fechas, horarios,unidades de medida, tarifas, nave, puerto y en general cualquier tipo de información que resulte relevante y permita a la unidad de compras de agenciamiento portuario, validar y posteriormente generar la respectiva orden de facturación y/o orden de compra en el plazo convenido.

10) ¿Qué ocurre al realizar la factura de proforma y aceptar las condiciones?

Una factura proforma que es recibida a través del portal, será rechazada o aprobada en una plazo de 48 horas hábiles, luego de este plazo de estar aprobada el proveedor podrá descargar directamente desde el portal su orden de facturación.

11) ¿Qué ocurre si detecta inconsistencia de información en la o las órdenes de compra recepcionadas?

Si el proveedor detecta una inconsistencia al descargar o recibir su orden de compra y/o orden de facturación según corresponda, deberá ingresar a www.Ultramar.cl, ir a sección proveedores, tomar la opción "contacto" y completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta orden de compra".

12) ¿Cuál es el plazo de pago para facturas?

Las facturas son pagadas a 30 contados desde su fecha de recepción.

13) ¿Cómo valida que su documento tributario electrónico (DTE) fue recibido por Ultramar Agencia Marítima Ltda?

Todo proveedor debe verificar en su suite electrónica el haber recibido al menos la respuesta técnica, esta confirma que el documento electrónico fue recibido en la casilla electróncia de su cliente. Posteriormente debe verificar el haber recibido la aceptación o rechazo comercial e incluso validar el "acuse de recibo", que le da derecho al cliente al recupero del IVA crédito fiscal.

14) ¿Dónde debe enviar la factura electrónica o DTE?

La facturación electrónica de cada proveedor debe tener configurado por defecto la dirección de correo: prov_ultramar@ultramar.cl, no es necesario concurrir a entregar un PDF a las oficinas.

15) ¿Qué datos debe incluir un documento tributario electrónico (DTE)?

Desde el 01 de Octubre del 2015, todas las facturas emitidas a nombre de, Ultramar Agencia Marítima Ltda., deberán cumplir con los siguiente requisitos para ser procesadas a pago :
Incorporar en el campo electrónico 801 del XML el número de la orden de compra y/o orden de facturación según corresponda.
Los servicios con tarifa en base dólar deben ser facturados al tipo de cambio correspondiente al día de emisión de las facturas (ver circular N° 12 del SII) e incluir este tipo de cambio en el campo electrónico "tipo moneda"

16) ¿Dónde debe enviar la factura pre foliada?

Debe ser entrega en la oficina correspondiente al lugar donde fue solicitado o contratado el servicio.

17) ¿Qué datos y respaldos debe incluir una factura pre foliada?

Desde el 01 de Octubre del 2015, todas las facturas emitidas a nombre de, Ultramar Agencia Marítima Ltda., deberán cumplir con los siguiente requisitos para ser procesadas a pago :
Incorporar en el cuerpo de la factura el número de la orden de compra y/o orden de facturación según corresponda.
Los servicios con tarifa en base dólar deben ser facturados al tipo de cambio correspondiente al día de emisión de la factura. (ver circular N° 12 del SII)
Indicar el nombre de la persona de contacto o quien solicitó el servicio.
Debe adjuntar todos los respaldos que fueron requeridos por quien le solicitó o contrato el servicio.

18) ¿Cuáles son las causas de rechazo de una factura electrónica o pre foliada ?

Las principales razones pare recharzar son :
No cumplir con lo señalado en las respuetas a las consultas anteriores, "¿qué datos debe incluir su DTE?, ¿ qué datos y respaldos debe incluir una factura pre foliada?
Error en la condición tributaria
Factura recibida fuera de plazo

19) ¿Bajo qué datos debe emitir su factura?

La factura debe emitirse en base a lo señalado en la respectiva orden compra y/o orden de facturación.

20) ¿Cómo y dónde debe retirar su vale vista?

Cada proveedor que ha registrado un correo de contacto, recibirá directamente desde el Banco de Crédito e Inversiones una notificación de pago señalando que se encuentra disponible para retirar desde cualquier sucursal de este banco el respectivo vale vista.

21) ¿Dónde puedo consultar o actualizar mis datos de proveedor?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), sección proveedores y tomar la opción "mis datos" , desde ahí cada proveedor podrá solicitar actualizaciones a sus datos generales. La mantención de determinados datos tendrá como pre requisito el adjuntar documentación sustentatoria, principalmente para los siguientes casos :
Razón social: debe adjuntar copia del extracto del diario oficial.
Giro: debe adjuntar copia del extracto del diario oficial.
Datos financieros : debe adjuntar certificado emitido por la respetiva institución financiera.

22) No me ha llegado la 'Orden de Compra' (OC) u 'Orden de Facturación' (OFA). ¿Con quién puedo hablar?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta orden de compra". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

23) El detalle de la orden de compra que recibí no coincide con los servicios solicitados o prestados (en cantidad y/o monto). ¿Con quién me puedo contactar?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta orden de compra". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

24) ¿Dónde puedo averiguar cómo agregar la 'Orden de Compra' (OC) u 'Orden de Facturación' (OFA) en la Factura?

Puede consultar nuestros manuales en los requisitos para una correcta emisión de documentos de cobro. O si aún quedan dudas, Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta orden de compra". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

25) ¿Puedo asociar más de una 'Orden de Compra' (OC) u 'Orden de Facturación' (OFA) a una misma factura?

Si puede hacerlo, pero debe considerar lo siguiente: Las órdenes de compra u órdenes de facturación sean de una misma área de negocio de Ultramar Agencia Marítima Ltda. Las razones sociales a las cuales deben ser emitidos los documentos, sean las mismas. En caso de dudas, Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta orden de compra". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

26) ¿Cómo me entero si una factura llegó correctamente o fue rechazada? ¿Cuáles podrían ser las causas de rechazo?

Es responsabilidad de todo contribuyente electrónico el monitorear su respectiva suite electrónica, con la finalidad de validar lo siguiente: La recepción de la respuesta técnica de parte del cliente; esto es la confirmación de que el 'documento tributario electrónico' (DTE) fue recibido en la suite electrónica del respectivo cliente o receptor del DTE. En caso de rechazo del DTE, el cliente siempre debe señalar una razón del porqué del rechazo, en caso de no señalarse, el proveedor (emisor del DTE), deberá ponerse en contacto con su cliente para obtener más información. Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta de pago". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

27) ¿Debo avisar a alguien que envié una factura electrónica? ¿qué correo electrónico debo poner como destinatario de una factura electrónica?

Si usted es emisor electrónico, no es necesario que avise de la generación de su factura. Para asegurar una correcta recepción del cliente debe configurar por defecto en su suite eletrónica la dirección de correo : prov_ultramar@ultramar.cl.

28) No recibo la respuesta técnica luego del envío del XML. ¿Qué hago?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "contacto" , completar el formulario señalando en la opción tipo de consulta "consulta de pago". Recibirá una respuesta dentro de las próximas 48 horas.

29) ¿Si no soy facturador electrónico, donde debo llevar la factura?

A las oficinas de Ultramar Agencia Marítima Ltda., correspondiente a la ciudad donde se prestó el servicio, o la más cercana. Puede revisar las sucursales en el siguiente Directorio de contactos.

30) No me reciben mi factura en la oficina. ¿Qué hago?

Si su factura es pre foliada, debe ser recibida en nuestras oficinas. Si usted es facturador electrónico, no debe hacer entrega del documento impreso. Solo para formalizar la entrega de respaldos según lo tenga convenido. Cumplido lo anterior, si aún así su factura no es recibida, debe contactar al agente o gerente de la respectiva oficina.

31) ¿Cómo puedo saber el estado/fecha de pago de una factura?

Ingresar al portal de proveedores a través de nuestra página web (www.ultramar.cl), ir a sección proveedores y tomar la opción "fechas de pago", se desplegarán los filtros que le permitirán realizar la consulta.